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7 maneiras de reduzir custos no Call Center sem perder a qualidade

7 maneiras de reduzir custos no Call Center sem perder a qualidade

A crise econômica e a alta concorrência fazem com que as empresas busquem alternativas para reduzir custos. No setor de Call Center, essa tendência é bastante evidente, porque as organizações sabem que o relacionamento com o cliente é um aspecto fundamental para conseguir resultados expressivos.

Sem dúvida, a boa comunicação com o público-alvo é uma forma de agilizar o atendimento e de iniciar o processo de compra. Atualmente, um erro de informação pode prejudicar a imagem de uma empresa, o que é muito ruim para as vendas.

Neste post, vamos destacar 7 fatores que ajudam a diminuir despesas e a manter a qualidade dos serviços de Call Center. Confira!

1.Tenha uma equipe de alto nível

A qualificação dos empregados é um aspecto que contribui bastante para oferecer um atendimento que proporcione a satisfação dos consumidores. Além disso, faz com que não se perca muito tempo com as demandas, o que permite reduzir os gastos e aumentar a lucratividade.

Para contar com funcionários bem preparados, é necessário investir em processos de seleção. Não basta somente analisar as questões técnicas do futuro empregado, mas também estar atento às características pessoais. Dependendo do contexto, um colaborador pode criar sérios problemas de relacionamento na equipe, prejudicando a produtividade e a qualidade dos serviços.

2. Invista em capacitação

Uma forma de diminuir a rotatividade nas corporações é oferecer treinamentos de alto nível. Dessa forma, os colaboradores vão se sentir capacitados e terão mais condições de atingir e superar as metas estabelecidas.

Outra maneira de incentivar o crescimento profissional dos empregados é por meio de um plano de carreira, que valorize o autodesenvolvimento e conceda premiações pelos resultados obtidos. Contar com funcionários motivados e bem qualificados é um dos fatores primordiais para vencer a concorrência.

É muito importante observar as principais metodologias de atendimento utilizadas no mercado. Monitorar os concorrentes é uma alternativa interessante para escolher boas capacitações que aumentem o engajamento da equipe.

3. Aposte na terceirização para reduzir custos

As organizações querem cortar despesas sem perder a qualidade dos serviços e dos produtos. Por isso, a terceirização do Call Center é uma ação cada vez mais comum no mundo corporativo.

Uma das razões é a possibilidade de diminuir os gastos com mão de obra (FGTS, 13º salário etc.), que ficarão sob a responsabilidade da empresa terceirizada. Ao contar com uma equipe mais enxuta, também é possível economizar nos investimentos com infraestrutura e nas contas fixas (água, luz, telefone, entre outras).

A terceirização propicia que as corporações tenham um foco mais direcionado no segmento em que atuam. Assim, é mais fácil adotar medidas que ajudem a melhorar a gestão e a reduzir despesas em outros setores da empresa.

COM A TERCEIRIZAÇÃO DO CALL CENTER VOCÊ REDUZ CUSTOS E TEM EQUIPE TREINADA E QUALIFICADA PARA O ATENDIMENTO DOS SEUS CLIENTES. 

Com uma estrutura mais flexível, a tomada de decisão se torna um processo bastante ágil e eficiente. Isso aumenta as chances de a organização adotar as melhores práticas para aperfeiçoar o trabalho desenvolvido, promovendo a sustentabilidade em termos econômicos e ambientais.

Inegavelmente, é necessário ter muito cuidado para selecionar a empresa de Call Center. A recomendação é buscar informações sobre a qualidade dos serviços. Cometer um erro na escolha da terceirizada pode comprometer a performance da organização de forma significativa.

4. Analise como diminuir despesas com infraestrutura

Procure fazer uma análise do tipo de infraestrutura que será mais viável para a implantação do Call Center. As empresas podem optar pela compra de equipamentos, alugar ou adotar recursos de computação em nuvem.

Para fazer a escolha correta, é necessário levar em consideração alguns aspectos, como:

  • a localização do setor na empresa;
  • número de atendentes;
  • capacidade de atendimento;
  • estimativas de crescimento em curto e médio prazos.

Um bom planejamento é essencial para avaliar a infraestrutura mais adequada para a organização. O ideal é contar com recursos eficientes e que estejam num valor acessível.

5. Aposte no monitoramento em tempo real

Constatar que as metas diárias e mensais estão sendo alcançadas é uma iniciativa bastante comum em Call Center. Pensando nisso, as organizações estão usando várias métricas que permitem acompanhar a eficiência do setor.

Atualmente, os aspectos mais analisados no atendimento são:

  • tempo de espera do cliente;
  • porcentagem de abandono das chamadas;
  • taxa de conversão;
  • nível de satisfação dos consumidores.

Outra forma para monitorar o andamento dos trabalhos é analisar o feedback dos clientes nas ligações gravadas. Assim, os gestores podem identificar erros e elaborar um plano de ação, em que os colaboradores receberão informações sobre como melhorar a performance a partir de itens, como uso adequado da língua portuguesa, clareza das informações prestadas, cordialidade, entre outros.

Com um acompanhamento eficaz, é possível fazer correções mais pontuais e escolher as capacitações mais adequadas para os empregados. A medida contribui para diminuir despesas com treinamentos desnecessários.

6. Invista na tecnologia para aperfeiçoar a comunicação com o público-alvo

Não há como ignorar a relevância dos recursos tecnológicos para ter um contato mais próximo com os consumidores. De olho nessa tendência, muitas empresas estão utilizando o e-mail, o WhatsApp e outras ferramentas para proporcionar um atendimento personalizado.

Ou seja, as organizações podem adotar outros meios mais baratos do que o telefone para se comunicar com os clientes. Em geral, as alternativas buscam criar uma maior proximidade entre as partes, e englobam ações como divulgar promoções e dar felicitações por mais um aniversário.

7. Promova a integração do Call Center com o CRM

Com certeza, pesquisar os dados dos consumidores é muito importante para qualquer organização. Contudo, essa ação feita de forma manual gera muita perda de tempo e dinheiro, além da possibilidade razoável de haver erros.

Por isso, muitas empresas estão integrando o sistema de Call Center ao CRM. Essa atividade possibilita que o atendente tenha diversas informações dos clientes com extrema facilidade, como preferências de produtos, data da última compra, ticket médio etc.

Ao ter esses dados, o funcionário terá mais condições de negociar com o consumidor. Dessa forma, proporcionará um atendimento ágil, eficiente e lucrativo para a organização, porque conseguirá resultados mais expressivos em menor tempo e com menos gastos.

Não faltam opções para reduzir custos em Call Center e manter o alto nível dos serviços. Para os que desejam acompanhar as melhores práticas de gestão do mercado, a dica é nos seguir nas redes sociais: Facebook e Instagram. Nos vemos por lá!

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