O excesso de horas extras pode ser um grande sinal de desorganização empresarial. Muitas vezes, porém, os gestores não têm um controle efetivo sobre esse tipo de atividade — que gera custos irreparáveis para a economia do empreendimento.

No entanto, apesar de parecer um bicho de 7 cabeças, as horas extras podem ser reduzidas com medidas e processos simples. A gestão estratégica e o gerenciamento das pessoas são vitais para medidas nesse âmbito.

Por isso, preparamos este artigo que vai ajudá-lo a reduzir as horas extras de sua empresa. Assim, será possível acabar com um problema que é recorrente nos mais variados tipos de organizações. Confira!

Saiba que o controle é essencial

O primeiro erro cometido pelas empresas desorganizadas é não ter um controle da presença de seus funcionários. É a famosa terra de ninguém: não há como saber o horário que cada membro da equipe chegou ou foi embora.

Antes de reduzir os custos em uma completa loucura, pense de maneira inteligente. Veja as áreas que podem possibilitar ao negócio uma maior economia sem comprometer os seus avanços.

Cartão ponto e ponto biométrico

Hoje, é possível ter um controle mais eficaz do horário de chegada e de saída dos colaboradores por meio do cartão ponto (ou do ponto biométrico). Isso torna mais fácil a comprovação de que a empresa está pagando exatamente as horas trabalhadas pelo funcionário. Dessa forma, é possível ter também uma visão mais ampla da situação de sua empresa.  

Sistema de banco de horas

O sistema de banco de horas é uma solução bastante eficaz no controle da movimentação da equipe. A partir dele, os colaboradores que acabam excedendo as suas horas de jornada de trabalho registram o que sobra e podem utilizar esse tempo em folgas — se entrarem em acordo com a empresa.

Isso também pode ser usado para emendar feriados e ampliar férias. Vale dizer que a utilização dessas horas sempre precisa obedecer à legislação trabalhista vigente.

Melhore o desempenho de seus funcionários

Burocracia

Faça um estudo sobre os processos que estão sendo desenvolvidos em sua companhia. Sempre reavalie se você não consegue reduzir o tempo de determinada tarefa e pergunte aos colaboradores sobre a rotina (e como ela pode ser melhorada).

Ser cabeça fechada é uma péssima característica para um empreendedor. Lembre-se de acompanhar se as mudanças aplicadas estão funcionando, pois alguma delas podem levar um tempo a mais para fazer a diferença.

Tecnologia

O uso da tecnologia para acelerar os processos é indispensável. Alguns trabalhos manuais exigem muito tempo de trabalho. Portanto, observe o que pode ser automatizado dentro da sua empresa: além de diminuir os erros, você estará ganhando tempo em outras ocasiões.

Contudo, faça uma análise dos possíveis custos que você terá com a implantação desse tipo de tecnologia para ver se ele se sustenta durante determinado período. O grande ganho de medidas como essa só é percebido em médio e longo prazo.

Análise do trabalho

Faça uma análise sobre os trabalhos que estão sendo realizados. Esse cuidado é importante para verificar onde está o problema da produtividade. Você precisa saber se o seu problema é a forma com que o trabalhador está executando o serviço ou se há excesso de quantidade de trabalho para uma pessoa.

Uma boa forma de fazer isso é alternar as tarefas entre funcionários do mesmo setor. Assim, você consegue inclusive conhecer melhor a sua equipe.

Veja também se o seu time não está fazendo pausas demoradas: todos estão respeitando os horários de intervalo corretamente (café e almoço, por exemplo)? Outro fator que pode estar causando a baixa produtividade é a dispersão gerada pelo uso das redes sociais e, também, de celulares.

É preciso entender que os funcionários serão a vanguarda para a redução de custos de sua empresa. Eles precisam estar conscientizados de que têm uma grande força nesse tipo de desempenho. Uma boa alternativa é o sistema de metas e premiações, que veremos mais à frente.

Treinamento

Além da análise do trabalho, é necessário fazer investimentos em treinamentos para capacitar a sua equipe. A lógica é clara: funcionários mais bem treinados gastam menos tempo para entregar tarefas.

Com um time treinado da melhor forma, é possível economizar nas tão temidas horas extras. Se você gasta em treinamento por um lado, pode economizar, por outro, tendo processos conduzidos com mais qualidade e eficiência.

Terceirização

Uma opção muito viável para evitar os gastos com horas extras é a terceirização de alguns serviços de sua organização. Com essa ideia, você consegue diminuir significativamente os custos com encargos trabalhistas e aliviar as suas horas extras.

Mas fique atento! Os setores que podem ser terceirizados não incluem a atividade-fim da empresa. No entanto, todo o resto pode ser repassado a uma companhia parceira.

Estágio

Uma alternativa é a contratação de estagiários. Eles auxiliam em tarefas não complexas e que não exigem muita responsabilidade. Auxiliados pelos funcionários mais experientes, os estagiários podem trazer novas soluções para a sua empresa.

Portanto, escute os seus anseios e estimule-os a apresentarem novas ideias. É muito importante e motivador ter funcionários que podem crescer com o seu negócio!

Metas

Estabeleça metas para que o seu time fique comprometido com os seus objetivos. Isso pode servir de incentivo, assim como premiações em equipe e individuais. Muitas organizações trabalham dessa forma e fazem com que seus membros se engajem nas metas empresariais.

Tais metas podem incluir tanto o reforço das ações positivas quanto a eliminação dos pontos negativos. Veja qual se adapta melhor à sua empresa.

Também é importante não estabelecer objetivos impossíveis, pois isso pode gerar um efeito contrário. Seus funcionários podem acabar se frustrando com metas elevadas e pouco pensadas. Por isso, é importante a construção coletiva do planejamento.  

Demissão

Avaliar o trabalho dos funcionários também ajuda a saber a hora de demitir. Essa é uma decisão que deve ser tomada em último caso, mas, se você não está vendo retorno ou nenhuma previsão de um bom futuro, pode ter que tomar essa medida drástica.

Gostou de nossas nossas dicas para reduzir as horas extras? Quais são as medidas que você toma para evitar esse tipo de problema? Deixe seu comentário!