Para ter eficiência no seu negócio, você sabe que é preciso cortar gastos, não é mesmo? O problema é que há muitos custos ocultos na empresa, que são descobertos somente no balanço final ao identificar lucros e prejuízos. Ainda assim, esse é um assunto muitas vezes ignorado e/ou desconhecido pelos empreendedores. O resultado é que você se torna incapaz de agir perante uma situação que traz várias perdas à sua organização.
Para acabar com esse problema, neste post, vamos abordar o que são os custos ocultos, como mapeá-los e eliminá-los. Assim, você estará pronto para alavancar os resultados do seu negócio. Que tal? Aproveite e continue lendo!
O que são custos ocultos na empresa?
Você já deve saber que custo é um gasto com bem ou serviço que é destinado para a fabricação de outros itens. Essa definição pode ser desmembrada para fazer a classificação em direto ou indireto. No entanto, a categoria oculta é excluída da categorização.
Isso acontece porque os custos invisíveis estão desvinculados do processo produtivo. Eles são derivados do comportamento humano e da estrutura organizacional. Mas como definir esse tipo de gasto?
Ele pode ser conceituado como consequência de variações entre o resultado esperado e o efetivado. Está excluído das demonstrações contábeis, avaliação de performance, orçamento ou relatório econômico-financeiro. Por isso, é difícil mensurá-lo. Além disso, é ignorado no momento do planejamento e sua execução não pode ser acompanhada ou controlada.
Então, como surgem? De modo interno (custos ocultos) ou externo (invisíveis). No primeiro caso, referem-se a uma diminuição da lucratividade e/ou da receita. No segundo, relacionam-se a situações estruturais ou macroeconômicas não gerenciadas. Por exemplo: complicações burocráticas e tributação.
Em resumo, os custos ocultos são aqueles que não podem ser mensurados por não participarem dos sistemas de custeio tradicionais. Eles podem representar entre 15% e 40% da capacidade empresarial e costumam ser relativos a retrabalhos, falhas e problemas com produtos ou serviços. Por isso, é fundamental identificá-los e eliminá-los.
Como interferem na saúde organizacional?
Os custos ocultos não são facilmente identificáveis e, por isso, são excluídos do planejamento e, portanto, das tomadas de decisão. A consequência é um impacto negativo para o desempenho empresarial, que se reflete no fluxo de caixa e na lucratividade. Entre os principais custos ocultos, estão:
Excesso de produção
Essa situação surge quando a empresa produz mais do que venderá, o que ocasiona o armazenamento de muitos produtos sem giro. Esse problema ocorre por falta de planejamento de fabricação e vendas ou porque o gestor acredita em uma demanda futura que nem sempre se concretiza. O excesso de produção também traz outros desperdícios, como matérias-primas não aproveitadas e dinheiro parado em estoque.
Defeitos
As falhas acontecem por inadequação do processo. Alguns problemas são materiais irrecuperáveis ou inutilizados, tempo utilizado desnecessariamente, retrabalho e período de uso das máquinas, que poderia ser aproveitado para a fabricação de outros itens. Além disso, os produtos defeituosos geram despesas de repostagem, com materiais, substituição de mercadorias etc.
Transporte e posicionamento interno
Esse é um custo oculto comum, que se refere à movimentação inútil de tempo, material, dinheiro e esforços, que impactam negativamente a qualidade do produto final. Perceba que essa atitude provoca prejuízos. Por isso, o recomendado é colocar os itens mais vendidos perto da entrada para facilitar a gestão. Também é necessário focar a disposição dos colaboradores e equipamentos para evitar a circulação desnecessária e custosa.
Como mapeá-los?
Esse processo só será efetivo se a estratégia organizacional estiver bem definida. Caso contrário, o mapeamento pode ficar comprometido. Como não são quantificáveis, é difícil especificar o que são os custos ocultos. No entanto, a lista a seguir mostra as principais situações que dificultam o alcance de metas:
- falta de coordenação, desencontros e retrabalhos devido à falta de integração entre os colaboradores;
- ausência de sentido de finalização, ou seja, há várias iniciativas, mas nada é finalizado;
- falhas de comunicação entre os níveis hierárquicos;
- atrasos, ausências e baixa performance dos colaboradores;
- estilo de liderança autoritário, que desmotiva a equipe;
- falta de objetividade nas reuniões, que ainda têm atraso e conversas paralelas;
- atendimento ruim, que ocasiona a perda de clientes;
- motivação e comprometimento baixos pela ausência de reconhecimento;
- falta de uma visão de futuro clara;
- manutenções do sistema, que podem ocasionar interrupções;
- treinamentos, que são necessários, mas se deve evitar os excessos, que são custosos.
Perceba que o mapeamento pode ser difícil e é preciso trabalhar em sincronia com todos os setores. Assim, os processos ficam mais claros e fica mais fácil identificar os custos ocultos.
Como eliminá-los?
Esse é o ponto principal dos custos ocultos, porque a eliminação deles garante melhores resultados para o seu negócio. Como fazer isso? Listamos algumas dicas práticas a seguir:
Analise o estoque
O excesso de inventário é gerado pelo descontrole do estoque e a aquisição desnecessária de produtos. A compra de uma grande quantidade de itens gera prejuízos, que incluem o custo de armazenagem e possibilidade de imperfeições, avarias, furtos e perdas.
Além disso, torna-se necessário avaliar o custo de oportunidade. Ou seja, será que vale a pena manter o dinheiro parado em estoque ou existem outras oportunidades melhores no mercado? Analise essa questão e faça um controle inicial e planejamento adequado. Desse modo, os custos com estoque diminuem significativamente.
Avalie o fluxo das movimentações
O manuseio e transporte desnecessário de itens é um custo que passa despercebido pelos gestores. O ideal é trabalhar com a curva ABC para identificar os produtos que vendem mais e têm mais representatividade para o negócio.
Perceba ainda que o fluxo das operações também pode interferir. É o caso, por exemplo, de deslocamentos e viagens, que prejudicam a produtividade. Nesse caso, o recomendado é manter um fluxo contínuo e sequencial, que facilite as operações.
Realize uma ouvidoria interna
Os colaboradores da sua empresa podem ser uma boa fonte de ideias. Eles conhecem os processos a fundo e sabem o que é necessário fazer para melhorar o ambiente de trabalho. Por isso, incentive a equipe a participar e ofereça prêmios para as melhores sugestões.
Evite o excesso de produção
Alguns setores da sua empresa podem entrar em conflito. Por exemplo: a produção opta pela eficiência, mas isso pode gerar um excesso de estoque. Por sua vez, o setor de vendas se preocupa com a falta de produtos e a logística tem dificuldades de manter o estoque cheio, já que isso prejudica o recebimento de novos itens.
O que você deve observar nesse processo é que a produção em larga escala impede a ocorrência de atrasos na entrega para o cliente. Ao mesmo tempo, a falta de planejamento e de estudo sobre a capacidade de armazenamento pode gerar excessos, que também trazem prejuízos. Para evitar essa situação, a ideia é manter o equilíbrio por meio da previsibilidade. Flexibilize a produção e tente reduzir os lotes.
Evite retrabalhos
Essa é uma das falhas mais recorrentes nas empresas, mas deve ser evitado por ser um custo irrecuperável. Alguns exemplos são preenchimento manual de dados, dupla conferência e impressões erradas. A entrega de produtos incorretos ou defeituosos também causa insatisfação e faz com que sua marca perca credibilidade. Assim, deve-se trabalhar com uma política de treinamento e um controle de qualidade rigoroso.
Atente ao uso da TI
A tecnologia é fundamental, mas é preciso ter cuidado com os softwares e hardwares utilizados. Observe se há licenças de sistemas inutilizados, custos exagerados com manutenções e infraestrutura, assim como soluções que entregam aquém do prometido.
Para resolver a situação, a terceirização é o ideal. Por exemplo: ao contratar uma empresa especializada em call center, você consegue ter um atendimento melhor para os seus clientes e reduzir os custos. Além disso, deixa de pagar custos altos com a folha de pagamento e subsídios trabalhistas e previdenciários.
Então, já sabe o que fazer para identificar e eliminar os custos ocultos na empresa? Aproveite as dicas que repassamos e assine a nossa newsletter para ter acesso a outras sugestões práticas para o seu negócio.
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