Getting Things Done: entenda o que é e como aplicar esse método de gestão de tempo

Tempo. Uma palavra simples, mas tão importante para a maioria dos profissionais. Não é raro encontrar pessoas que vivem com a sensação de que poderiam produzir mais ou não conseguem cumprir prazos. Mas existe um método de gestão de tempo que pode mudar essa realidade: o Getting Things Done, ou GTD.

Por meio de um passo a passo fácil de ser entendido e colocado em prática, essa metodologia pode ajudar empreendedores a evitar a procrastinação e diminuir a falta de foco da sua equipe, sem negligenciar as atividades pessoais ou comprometer a sua qualidade de vida.

No post de hoje, explicaremos como esse método funciona e como ele pode ser implementado com facilidade na sua empresa. Continue a leitura e saiba mais!

O que é o Getting Things Done?

São dezenas as demandas diárias que sobrecarregam a rotina de qualquer pessoa que vive no século XXI.

Basta pensar rapidamente no seu dia: acordar cedo, enfrentar o trânsito, cumprir prazos de trabalho, buscar os filhos na escola etc. É tanto a se fazer que mal sobra tempo para pensar em si mesmo.

Pensando nisso, o consultor americano David Allen criou, em 1983, um dos métodos de produtividade mais utilizados por quem deseja se organizar e “fazer as coisas acontecerem”: o GTD, também chamado de Getting Things Done, oriundo do livro homônimo de Allen.

O seu principal objetivo é fazer com que os profissionais tenham um controle maior de tudo o que acontece em sua vida, afinal, não adianta tentar manter todas as demandas do trabalho em dia se a sua cabeça está focada no que deixou de ser feito em casa.

Apesar de ser um método simples, ele exige bastante organização e comprometimento, mas, em consequência, traz resultados excelentes. Muitos profissionais, especialmente empreendedores, o consideram a melhor metodologia de produtividade que existe.

Como funciona esse método?

Mesmo sendo utilizado em diversas áreas da vida, o GTD foi criado para ajudar as empresas a melhorarem a performance dos seus colaboradores, visando aproveitar as suas habilidades, desenvolver potencialidades e evitar a perda de prazos ou problemas causados pelo estresse.

Sua maior vantagem diante de outros métodos é não ser apenas mais uma estratégia de organização pessoal, e sim uma forma efetiva de gerenciar o tempo e obter produtividade — com foco naquilo que faz sentido para a sua vida.

Na prática, ele é formado por 5 etapas que se interligam. São elas:

1. Coletar

O primeiro passo do Getting Things Done é retirar da mente e listar tudo o que precisa ser feito durante o seu dia. A ideia é visualizar todas as suas obrigações — e-mails, reuniões, pedidos de clientes projetos, relatórios, atividades pessoais — e evitar que alguma tarefa seja negligenciada ou esquecida.

Aqui, é importante utilizar as ferramentas de gestão que você mais gosta e que se adaptem melhor ao seu dia a dia. Pode ser uma agenda, uma planilha no Excel ou até mesmo um aplicativo no smartphone.

2. Processar

Depois de coletar tudo o que precisa ser feito, é fundamental entender a relevância e prioridade de cada uma das tarefas listadas, verificar se ela compromete a realização de outras ou pode ser deixada para depois. Para isso, pergunte a si mesmo:

• “Posso fazer esta tarefa em menos de dois minutos?” Se sim, faça na hora.
• “Sou a pessoa mais indicada para fazê-la?” Se não, delegue para outra pessoa.
• “Vai demorar para concluir, mas precisa ser feita?” Coloque um prazo de execução na tarefa, mas se não o tiver insira em uma lista de próximas ações.

Para quem tem muito a fazer durante o dia, essas perguntas são essenciais para garantir que as tarefas urgentes e importantes para a empresa sejam priorizadas, sem esquecer dos prazos.

O Getting Things Done conta ainda com uma classificação especial: os projetos. São eles as demandas que exigem mais trabalho e tempo para serem realizados. Alguns exemplos são: as metas para o futuro da empresa, a contratação de novos colaboradores e treinamentos de equipe.

Dentro da metodologia GTD, o ideal é dividir esses projetos em novos grupos de tarefas, que podem ser facilmente gerenciáveis.

Por exemplo: para contratar um colaborador, você precisará reunir informações do cargo, aprovar um orçamento para o processo seletivo, criar um anúncio de vaga, destinar prazos livres para entrevista, e assim por diante.

3. Organizar

Imagine que você tenha sinalizado, anteriormente, como tarefas prioritárias: “ligar para um fornecedor para solicitar pedido”, “enviar relatório de indicadores financeiros” e “ligar para um cliente para conversar sobre uma reclamação”.

Para ganhar mais produtividade, o inventor do método, David Allen, acredita que o melhor a ser feito é organizar todas as suas tarefas por contexto, ou por assunto. Por exemplo, as tarefas que exigem ligações podem ser feitas de uma vez só e em seguida o envio do relatório.

É algo simples, mas que dá todo sentido a esse método, pois evita que você perca tanto tempo.

4. Revisar

Fazer uma revisão das etapas anteriores é muito importante para identificar se o planejamento foi satisfatório e como ele se encaixa na sua rotina. Ela pode ser feita todos os dias ou em um período maior de tempo.

David Allen, em entrevista à revista Forbes, destacou que para ele o ideal é que essa revisão seja feita pelo menos uma vez por semana. “Se você não está fazendo uma avaliação semanal para limpar sua mente, seu trabalho não será tão criativo e produtivo quanto seria”.

Nessa etapa é importante verificar as ações e prazos, rever prioridades e fazer mudanças se for preciso — principalmente, se o método não estiver funcionando.

5. Executar

Finalmente, é chegada a hora de colocar em prática todas ações planejadas nas fases anteriores. Na fase de execução é importante manter o foco e seguir a ordem das tarefas delimitadas no período de organização, sem deixar o que é prioridade para depois e tratar o que não é importante como prioridade.

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