Guia completo de planejamento financeiro para pequenas empresas

O planejamento financeiro para pequenas empresas tem seus desafios.

Por exemplo, a falta de tempo faz com que boa parte delas o considerem como algo extremamente útil e necessário, mas acabe sempre deixando para depois.

O pequeno empreendedor abre mão de colocar suas finanças no papel e dedica seu tempo apenas às tarefas operacionais diárias. O que é uma grande contradição, já que toda a rotina operacional se beneficia de um planejamento financeiro.

Pensando em te ajudar a dar o primeiro passo para essa grande transformação que é o planejamento, criamos este guia. Nele, vamos explicar ponto por ponto o que você precisa para começar a contabilizar tudo e controlar receitas, lucro, custos e gastos. Mãos à obra:

1. A importância do planejamento financeiro para uma pequena empresa

Quanto menor o capital social de uma empresa — isto é, seu investimento inicial — mais arriscado é o seu percurso.

Calma, não precisa ficar alarmado. Correr riscos faz parte da rotina de qualquer empreendedor. O que queremos dizer é que, quanto menor a capacidade de investir de uma empresa, mais propensa ela deve estar para a inovação e, consequentemente, maiores as adversidades que pode enfrentar.

Ninguém cresce fazendo o mesmo que seus concorrentes. E, se o que você quer é se destacar, vai ter que buscar áreas inexploradas e se aventurar por ideias que ninguém colocou em prática ainda.

Num universo como esse, quanto mais planejamento, melhor. E o planejamento financeiro é o primeiro de todos. É a partir dele que você planeja qualquer outra coisa. Isso é óbvio, mas não é lembrado por muita gente.

Em outras palavras, todos nós só conseguimos colocar em prática, na nossa vida particular ou em nossos empreendimentos, aquilo que o nosso orçamento permite. Se não fizermos assim, estaremos correndo muito mais riscos que o necessário.

2. Como fazer um planejamento financeiro na prática

Ao reconhecer essa necessidade, pode ser que você fique em uma situação um pouco desconfortável. “Certo”, você pensa, “mas o meu orçamento não me permite contratar um profissional ou uma equipe especializada para fazer isso”.

Não se preocupe. É possível que você mesmo se encarregue dessa tarefa. Siga os passos a seguir com calma e cuidado e vai ser possível se organizar sozinho e ter maior controle sobre as finanças da sua empresa.

Para isso, há algumas definições e conceitos que você deve compreender. Vamos explicá-los e colocar as coisas numa ordem que fique fácil de começar a aplicar. Acompanhe:

2.1 Analise a situação atual da empresa

O primeiro passo é saber exatamente onde você está. Muitos pequenos empreendedores acreditam que têm o controle financeiro do seu negócio apenas avaliando sintomas enganosos como vendas diárias ou receita mensal.

Embora esses dados sejam importantes, o centro de uma avaliação da sua situação financeira atual é o balanço patrimonial.

Ele se divide em ativos e passivos. Ativos são os bens que a empresa possui. E quando usamos a palavra “bens”, queremos dizer qualquer coisa que represente algum recurso financeiro direto ou indireto.

Por exemplo, o seu patrimônio líquido (isto é, o dinheiro que você tem neste momento na conta bancária da sua empresa) é um tipo de bem financeiro. Da mesma forma, máquinas, equipamentos, produtos em estoque e qualquer outra coisa que possa ser convertida em dinheiro vivo também é um ativo.

Os passivos são os valores que você deve ou algo minimamente relacionado a isso. Assim, claro, o aluguel do seu espaço é um tipo de passivo.

Fora do campo da contabilidade, as pessoas costumam se referir a ativos como tudo aquilo que gera lucro para a sua empresa e passivo como algo que gera custos. Esse é um uso informal desses termos, portanto, tenha cuidado para não se confundir.

De toda forma, quando souber fazer um levantamento dos seus ativos (que incluem o patrimônio líquido) e passivos, você terá feito o balanço patrimonial da sua empresa.

Ele é muito mais confiável para medir sua capacidade de investimento e é um primeiro passo para todas as análises e levantamentos que vão se seguir.

Uma vez realizado esse balanço, você pode passar à próxima etapa do seu planejamento financeiro: criar formas mais detalhadas de registrar todo tipo de transação diária do seu negócio.

2.2 Registre tudo

Hoje em dia quase ninguém usa mais papel e caneta para registrar as entradas e saídas de um negócio. Poder contar com tecnologia, ainda que simples, para essa tarefa já é um grande avanço.

Mas as planilhas de Excel — as sucessoras imediatas do caderninho — também são uma solução bem limitada. Principalmente porque, dependendo do tipo de produto ou serviço que a sua empresa oferece, pode ser necessário registrar milhares de transações diárias em planilhas como essas.

Isso toma muito tempo e é um procedimento incrivelmente suscetível a erros, se não for otimizado.

Se já tiver conseguido superar essa fase e utiliza algum software para registrar entradas, saídas, contato com clientes e outros processos do seu setor de vendas, ótimo. Se não, comece a encarar algo assim como um investimento, e não como um custo.

Aprimorando esse mecanismo, em pouco tempo você vai notar avanços como menos desperdício, menos tempo perdido com o registro de cada transação comercial e a possibilidade de realocar funcionários que antes dedicavam a maior parte do seu dia a funções repetitivas como essa.

Lembre-se, ainda, que o controle de entradas e saídas está diretamente relacionado ao controle de estoque. E que não há planejamento financeiro que se sustente sem um controle rígido dessas três coisas.

2.3 Faça projeções

Até agora, falamos do presente. Mas o que causa apreensão no empreendedor e motiva sua rotina diária é o futuro, não é mesmo?

Um misto de medo do desconhecido e sonho de crescimento vêm à sua mente toda vez que pensa nos próximos anos da sua empresa? Saiba que isso acontece com todo empresário.

A boa notícia é que, fazendo suas projeções e sendo coerente com elas, você acaba com as preocupações e dá um novo sentido — bem mais realista e otimista — para a palavra “sonhar”. O que te deixa muito mais mais motivado para o trabalho diário, que não é pouco.

Além disso, há certos percalços que devem ser previstos. Um bom exemplo é a sazonalidade.

Toda empresa tem variação de receita ao longo do ano. Por exemplo, escolas e cursos livres devem contar com uma grande baixa de alunos no fim do ano. Agências de turismo sabem que suas vendas aumentam muito em épocas como carnaval e férias de verão.

Você já fez um estudo que te permita compreender e se planejar para lidar com períodos de instabilidade ou poucas vendas?

Além desse tipo de projeção, é recomendável que você se prepare para momentos econômicos desfavoráveis, para possíveis períodos de transição — como a substituição de um intermediário ou empresa fornecedora — e outros.

As projeções são só o primeiro passo na organização e planejamento dos próximos anos da sua empresa.

Elas envolvem, também, a organização necessária para aproveitar-se de cenários favoráveis e até mesmo desfavoráveis. Já reparou quantos empreendimentos se aproveitam de tempos de crise para se reestruturar e crescer?

2.4 Defina metas e objetivos

Uma vez que algum plano de emergência para os percalços mais comuns esteja traçado, é hora de passar para a parte do planejamento propriamente dito.

Ele pode ser feito anualmente, semestralmente ou até de três em três meses. Isso é algo que varia bastante de empresa para empresa. Por exemplo, se a atividade que você exerce é muito complexa, é interessante encurtar o período do planejamento.

Em outras palavras, para quem tem um volume muito grande de entradas e saídas, estoque complexo, presta um tipo de serviço com muitas variáveis ou oferece diversas modalidades de soluções, o melhor mesmo é planejar de 3 em 3 meses.

Assim, você reduz as chances de erros de cálculo ou minimiza o efeito de alguma decisão descabida.

2.4.1 Metas e objetivos são coisas diferentes

Embora essas palavras sejam constantemente usadas como sinônimos por aí, elas não têm o significado idêntico.

Um objetivo é um marco importante a ser alcançado. Ele deve ser realista e condizente com a capacidade da sua empresa. Já as metas são etapas importantes para se conseguir realizar o objetivo.

Por exemplo, se o seu planejamento é anual e você vende serviços de banda larga de internet, seu objetivo pode ser dobrar o faturamento da empresa em um ano.

E as metas podem ser mensais: a primeira pode ser conseguir gerar quatro vezes mais leads em janeiro, em fevereiro pode ser que você queira capacitar a equipe de vendas para compreender melhor os seus pacotes de serviços e lidar com novos tipos de clientes e por aí vai.

O importante é que tudo seja quantificado e medido. Quantos leads você quer gerar e em quanto tempo? Como vai ser a melhora no aproveitamento da equipe de vendas? Se eles fecham um negócio a cada 30 leads, sua nova meta pode ser um a cada 15 e assim por diante.

2.5 Monte um orçamento

E por falar em números, pense em uma forma de empregá-los em tudo que vai fazer. Por exemplo, a esses objetivos e metas de que falamos deve corresponder um orçamento.

Está lembrado de que dissemos que o planejamento começa pelo balanço patrimonial? Pois bem: metas, objetivos e o crescimento da empresa como um todo dependem de quanto você pode investir atualmente.

Logo, sem um orçamento muito bem-feito, você não vai a lugar nenhum.

O que o seu atual te permite fazer? Ou, começando pela outra ponta, as suas projeções, planos, metas e objetivos cabem no seu orçamento?

Se não cabem, vale a pena mantê-los? Isto é, você pode se arriscar e conseguir dinheiro emprestado para alguma manobra estratégica mais arrojada. Quais as chances de ela dar certo? Os benefícios compensam os riscos?

De certa forma, tudo passa pelo orçamento. Mas ele também é algo maleável, já que sempre é possível obter dinheiro de outras fontes.

De uma forma ou de outra, o mais importante é ser absolutamente sistemático ao elaborá-lo. Detalhe cada etapa de cada ação, examine-a uma vez. Examine-a de novo, encontre uma forma de reduzir custos.

Torne a examinar, encontre parcerias e troque serviços para obter alguns benefícios sem gastar.

Vamos falar um pouco mais sobre redução de custos adiante.

2.6 Faça um cronograma

Suas projeções, metas, objetivos e orçamento estão intimamente atrelados a um cronograma. Sabe todos aqueles atrasos e problemas de última hora que enfrentamos na nossa rotina empresarial?

99% deles são resultado de um cronograma mal feito ou da inexistência de um. Desdobre suas ações em várias partes e dê um prazo para cada uma. E, principalmente, não coloque prazos impossíveis de serem cumpridos.

2.7 Calcule o preço correto dos produtos e serviços

Para que você entenda melhor um processo de precificação, vamos explicar alguns conceitos básicos.

O custo é todo gasto necessário para transformar a matéria-prima no produto que você comercializa. Já a palavra despesa designa outros gastos indiretos, como funcionários de limpeza ou almoxarifado, por exemplo.

Para uma empresa que fabrica e vende móveis, a madeira é um custo e o aluguel uma despesa.

Quando o que se comercializa é um serviço, esses conceitos podem ficar mais complexos. Por exemplo, para quem vende planos de provedores de internet, a instalação é um custo. Em escolas, a hora-aula de um professor também.

Há fórmulas bem complexas para se calcular o preço de um produto ou serviço. Porém, para pequenas empresas com orçamentos e planejamentos mais simples, esta aqui já é um bom começo:

Custos + despesas + lucro = preço

Ela pode levar a pensar, no entanto, que basta diminuir ao mínimo os custos e despesas e aumentar bastante a margem de lucro para se obter um bom preço. Mas as coisas não são tão simples assim.

2.8 Defina a margem de lucro ideal

Na outra ponta do cálculo do preço de um produto ou serviço estão seus concorrentes. Eles influenciam nos seus preços na medida em que você precisa comparar os seus serviços com os deles para precificar.

Assim, um concorrente com um produto idêntico ao seu cobrando menos praticamente te obriga a baixar o seu preço também.

Se o que você ganha com a venda dos seus produtos ou serviços é menor do que os seus custos, você tem um prejuízo, obviamente. E se o lucro é tanto que o seu preço ultrapassa o dos seus concorrentes, suas vendas podem ser prejudicadas.

2.9 Reduza custos

Há diversas maneiras de reduzir custos em uma empresa. De certa forma, muitas dicas que demos até aqui ajudam nessa tarefa.

Por exemplo, um cronograma de atividades é uma forma de economia. Se for bem-feito, ele pode erradicar o retrabalho e evitar gastos a mais com as emergências.

A própria elaboração de um orçamento é um primeiro passo para economizar. Saber de antemão todos os seus custos ao longo de um determinado período é uma maneira muito eficiente de identificar gastos supérfluos toda vez que eles acontecerem.

É mais ou menos assim: se você gastou algum dinheiro que não estava no seu orçamento, o gasto é supérfluo ou o orçamento precisa ser elaborado de forma melhor.

Além do mais, se souber com antecedência os seus custos ao longo do ano, você pode tomar medidas como renegociar contratos, comprar matéria-prima em liquidações ou oferecer descontos em serviços para reduzir os efeitos da sazonalidade.

Por último, lembre-se de que a economia sempre é maior — e mais difícil de se sentir — quando feita nas pequenas coisas. Material de escritório e viagens a mais no período de instalação de um serviço são bons exemplos de onde se pode reduzir custos.

3. Como controlar as finanças da empresa

Se seguiu à risca este nosso guia até aqui, você já deve ter começado a implantar as boas práticas do planejamento financeiro na sua empresa.

Por exemplo, pode ser que já tenha feito o seu cronograma bem detalhado, delimitado um orçamento, precificado melhor o seu serviço ou produto, feito projeções e definido metas e objetivos para um longo período.

O próximo desafio é se manter fiel a essas regras que você mesmo definiu. E, para isso, há algumas ferramentas indispensáveis.

3.1 Fluxo de caixa

É o controle das entradas, saídas e saldo do seu caixa. Esse controle é relativamente simples.

No entanto, manter-se fiel a ele é algo que exige dedicação diária. Uma pequena falha ao anotar um pagamento pode gerar uma diferença quase impossível de rastrear depois.

Mantenha a disciplina e lembre-se da dica que demos mais atrás: registre tudo!

3.2 Capital de giro

O capital de giro é uma espécie de fundo de emergência de uma empresa. Ele assegura que eventualidades financeiras — como obras de emergência ou um prejuízo inesperado — não venham a comprometer as suas contas.

É importante entender que o capital de giro não se destina a custear essas eventualidades. O que ele faz é manter o financeiro do seu empreendimento em dia quando um acontecimento inesperado suspende suas atividades.

Por exemplo, se uma empresa é obrigada a interromper a instalação dos seus serviços de internet por problemas no servidor, vai ser necessário capital de giro para pagar o aluguel e o salário dos funcionários enquanto as instalações — e o lucro — estiverem suspensos.

Por esse mesmo motivo, o dinheiro gasto nos primeiros investimentos de uma empresa não é considerado capital de giro.

Esse tipo de capital também é muito utilizado para evitar o pagamento de juros quando há diferença entre as suas datas de pagamento a fornecedores e recebimento de clientes.

Suponhamos que o seu aluguel vença no primeiro dia do mês. Ora, você ainda não vendeu o suficiente para pagá-lo. Então, recorre ao capital de giro, paga com ele essa conta e repõe o dinheiro no dia 20, quando todos os seus clientes tiverem acertado.

Por ser um mecanismo de regulação financeira importante, ele costuma ser um bom termômetro da profissionalização das pequenas empresas.

4. Quais são os erros mais comuns e que prejuízos geram para o negócio

O objetivo deste guia é o de ser o mais completo possível. Abordamos diversos tópicos e conceitos, com o objetivo de situar a sua empresa e ajudá-lo no processo de organização financeira.

Para que essas ideias não se confundam nem se percam, vamos relembrar os erros mais comuns de planejamento financeiro, os males que podem causar e como evitá-los:

• não entender a importância do planejamento financeiro e basear suas análises, projeções e decisões em informações enganosas, como o fluxo de caixa ou faturamento mensal de uma empresa;
• não começar o planejamento analisando a situação atual do empreendimento. Isso deve ser feito por meio do balanço patrimonial, que leva em conta os ativos e passivos financeiros da empresa e o seu patrimônio líquido;
• não fazer projeções para o futuro que levem em conta os cenários mais favoráveis e desfavoráveis e como reagir a eles;
• não definir metas e objetivos tangíveis e nem saber diferenciar uma coisa da outra;
• não criar um orçamento nem um cronograma realista e condizente com as possibilidades de uma pequena empresa;
• ignorar os custos, despesas e a concorrência ao precificar produtos e serviços;
• não tomar medidas para reduzir os custos da empresa;
• ignorar a necessidade de ser sistemático com o fluxo de caixa e de manter um capital de giro para emergências ou para o desajuste entre os prazos das contas a pagar e a receber.

As consequências de qualquer desses erros são sempre prejuízos para o negócio. Se não forem prejuízos financeiros, serão manchas na reputação do empreendimento ou do empreendedor.

Ou, pior: uma estagnação que tem como motivo a insistência em procedimentos amadores a não padronizados.

Embora não seja nenhum bicho de sete cabeças, o planejamento financeiro para pequenas empresas também não é realizado da noite para o dia. Um certo tempo é necessário para que ele seja pensado, elaborado e implantado.

Mas as consequências benéficas de se encarar esse processo são duradouras. Comece a realizar o seu agora mesmo e comprove tudo isso na prática!

E se tiver dúvidas ao fazê-lo, não tem problema. Preencha os campos aqui do lado com o seu nome e e-mail. Fazendo isso, você passa a receber a nossa newsletter com dicas de conteúdo que vão ajudar em todo o processo de planejamento financeiro e crescimento da sua empresa!