Invista em softwares de qualidade
Segundo o Procon, órgão responsável pelo Código de Defesa do Consumidor, o vazamento de dados é crime e fica sob a responsabilidade da empresa que os coletou tanto a sua guarda quanto a segurança das informações dos clientes.
Sendo assim, a companhia pode ser acionada judicialmente e ter que pagar multas, gerando transtornos financeiros e de credibilidade à marca.
Para reduzir as fraudes na central de atendimento, é importante apostar em uma gestão estratégica das informações e da equipe.
As soluções de tecnologia têm evoluído constantemente nos últimos anos. No entanto, apesar disso, é comum que ainda existam softwares fáceis de serem invadidos por hackers, criminosos e pessoas mal-intencionadas.
Nesse contexto, é importante contar com sistemas considerados altamente seguros e que permitam uma gestão de dados mais eficiente.
A fim de garantir o maior nível de segurança e confiabilidade da informação, o ideal é contratar especialistas em TI e optar por softwares reconhecidos pelo mercado. Realize pesquisas, visite feiras de tecnologia, peça a orientação de profissionais da área etc.
Outra dica é dar preferência a programas criptografados, pois eles são capazes de dificultar o acesso à informação de terceiros. Quando violados, emitem símbolos e caracteres de difícil identificação.
Capacite a sua equipe e estabeleça uma relação de confiança com ela
Como em toda empresa, você deve confiar na sua equipe e, por isso, ter colaboradores altamente qualificados é um grande diferencial. Ao contratar alguém, seja cauteloso e procure por pessoas que se identifiquem com os valores e a missão da sua empresa, pois isso facilita a construção de uma equipe de sucesso.
Além de investir em colaboradores confiáveis, valorize-os e ofereça treinamentos e capacitações com certa frequência, a fim de prepará-los para lidar com situações adversas. Incentive-os a adquirirem conhecimentos técnicos e específicos, relacionados a softwares e ferramentas contratadas.
Essa estratégia, aliás, é muito eficaz para a dinamização de fluxos de trabalho mais complexos.
Não se esqueça da relevância de manter a sua equipe como uma aliada fundamental para evitar que seus dados e documentos sejam vazados, bem como para garantir o crescimento da empresa.
Mantenha a sua base de dados atualizada
Você sabe com que frequência a sua base de dados é atualizada? Mantê-la em dia e de acordo com as demandas é essencial para combater novos vírus e ataques.
É importante, também, manter o seu software sempre atualizado, a fim de assegurar que todos os sistemas adicionais e antivírus sejam os mais preparados do mercado para superar essas barreiras.
Gerencie os riscos
O gerenciamento de riscos, apesar de ser de extrema importância, é um elemento frequentemente negligenciado em muitos call centers. Em qualquer organização, é preciso estar preparado para todos os tipos de cenário, sobretudo caso exista uma crise que necessite ser enfrentada com agilidade.
Por exemplo, imagine se, mesmo seguindo todos os processos de maneira correta, os dados da sua empresa ou dos seus clientes vazem. É preciso ter um plano de ação pronto para reverter a situação o mais rápido possível e minimizar o impacto negativo para a imagem e para a marca da empresa.
Ao estabelecer esse plano, reúna uma equipe que inclua os funcionários do call center, para, juntos, pensarem em cenários distintos e em estratégias que podem ser tomadas em situações dessa natureza.
Estabeleça normas internas
Criar uma política para conduzir e orientar as ações do call center e desenvolver uma cultura de segurança e sigilo dos dados significa deixar claro as responsabilidades de cada um e as regras, bem como o posicionamento e os valores da empresa no que se refere aos cuidados com os dados dos consumidores.
Essa medida ajuda a evitar problemas e a garantir uma ação mais transparente e proativa. Considere, também, adotar o sistema de acesso restrito ao ambiente (digital ou físico) em determinadas operações, como proibir o uso de celular ou de internet para dificultar a captura de informações.
Terceirize o call center
Uma das melhores formas de evitar fraudes é por meio da contratação de um call center terceirizado. Muito além de reduzir os custos, a empresa contratada pode promover melhorias na gestão, já que é especializada no assunto e conta com sistemas e soluções de última geração para inviabilizar o compartilhamento indevido de informações.
Uma empresa especializada capacita, frequentemente, os seus funcionários. Isso confere maior segurança e confiabilidade aos processos. Afinal, a atuação de uma equipe devidamente treinada aumenta consideravelmente as chances de identificar fraudes e desvios de dados.
A ocorrência de tais violações coloca em xeque a credibilidade da empresa. Todos sabem que a confiança é um item indispensável para construir uma marca forte e mantê-la competitiva no mercado.
Revisar constantemente os processos e monitorar de perto as equipes faz com que a gestão do call center seja, de fato, eficiente na identificação de falhas e na adoção de soluções capazes de prevenir o vazamento de dados.
Gostou do nosso post? Quer saber mais sobre o assunto? Então, entre em contato conosco e conheça as melhores soluções em terceirização de serviços de call center! Até breve!
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