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Entenda como priorizar tarefas de maneira eficiente

Entenda como priorizar tarefas de maneira eficiente

Você, com certeza, já teve a sensação de que o período de 24 horas é muito curto para realizar todas as tarefas do dia, não é mesmo? Afinal, parece que com o passar do tempo, as demandas se multiplicam e as responsabilidades aumentam. Apesar de ser algo desafiador, essa situação pode ser revertida se você priorizar tarefas.

A organização das suas horas por meio de ferramentas, agendas convencionais ou, simplesmente, mudanças de hábito, pode ajudar a realizar todas as atividades importantes do seu dia com maior eficiência, aumentar a produtividade e, ainda, permitir um tempo extra para o lazer com amigos e família.

Ao longo deste post vamos explicar como priorizar as tarefas de forma correta. Boa leitura!

Conheça o “quadrante”

O mercado competitivo, o excesso de atividades e a falta de tempo têm sido queixas recorrentes dos profissionais. Em meio a tantos afazeres, definir as tarefas pode soar utópico. Mas, talvez, você esteja fazendo isso da maneira errada.

Muito utilizado no mundo empresarial, o Quadrante é uma ótima ferramenta para ajudar você a priorizar as suas atividades diárias, separando-as daquelas que podem esperar um pouco mais para serem finalizadas. Além disso, ele facilita a visualização dos compromissos e permite uma visão macro da semana.

1º quadrante

Comparado à urgência de se apagar incêndios, esse quadrante deve trazer as atividades mais urgentes e importantes, como ações que devem ser realizadas em um curto espaço de tempo, crises, imprevistos e outros problemas específicos. Lembre-se de que tais situações geralmente tomam grande parte do seu tempo.

2º quadrante

O espaço deve contemplar as ações importantes, mas que não são, necessariamente, urgentes. Ou seja, atividades que trazem resultados e devem ser resolvidas com prioridade, mas que permitem a execução em um espaço de tempo maior, como planejamento estratégico, projetos de prevenção de crises, treinamentos, entre outros.

Justamente pela falta de urgência, é comum que as pessoas deixem o 2º eixo de lado e negligenciem a sua gestão. Por isso, é importante mantê-lo sempre à vista.

3º quadrante

Composto por tarefas que são urgentes, mas sem importância, como telefonemas, e-mails, interrupções etc. Nesse caso, apesar do senso de urgência, é importante tomar alguns cuidados para que você não perca tempo demais nessas ações.

4º quadrante

Todas as atividades que não são nem importantes e nem urgentes devem ser incluídas no 4º quadrante. Conhecido como válvula de escape, ele contempla conversas triviais, reuniões e telefonemas irrelevantes, acesso a redes sociais e internet em geral e, até mesmo, fofoca.

Apesar de parecerem pequenas, essas ações podem tomar grande parte do seu tempo, adiando ou até mesmo impedindo a resolução de assuntos relevantes.

Em linhas gerais, o mais importante é listar todas as tarefas e entender o que fazer com cada uma delas, categorizando-as. O ideal é que as atividades dos 3º e 4º quadrantes, que não agregam muito valor e aumentam a ineficiência, sejam eliminadas ou reduzidas ao máximo.

Dicas para priorizar tarefas de uma vez por todas

Todos os dias, os profissionais dos mais diversos tipos de empresa interrompem seu trabalho para “apagar incêndios”, resolver pendências e outras coisas “mais urgentes”. Isso acontece, principalmente, quando não há planejamento.

O problema é que, quanto mais isso acontece, mais as tarefas vão se acumulando e virando uma bola de neve. Afinal, o senso de urgência pode ser diferente para você e para seu colega de trabalho.

Por isso, além de categorizar por quadrante, algumas outras dicas podem ser muito úteis para ajudar a priorizar as tarefas e evitar esse tipo de problema, tais como:

Entenda a diferença entre urgente e importante

É importante ter consciência da diferença entre tarefas importantes e urgentes. A verdade é que a maioria das coisas pode ser feita com calma e sem toda a ansiedade que o senso de urgência nos traz.

Por isso, ao receber uma demanda, tire 5 minutos para analisá-la tranquilamente e verificar o que deve ser feito, bem como a melhor maneira de agir. Ao fazer essa avaliação, é possível verificar o grau de importância.

Uma boa forma de fazer isso é perguntando-se:

  • é preciso entregar isso agora ou pode esperar mais um pouco?
  • o trabalho de outras pessoas depende dessa tarefa? Se sim, qual é a necessidade delas?
  • adiar essa tarefa para amanhã trará consequências indesejadas?
  • o trabalho pode ser executado por outra pessoa? É possível ou não delegar essa tarefa?

Isso, com certeza, aumentará a sua produtividade e a eficiência dos processos e da empresa em geral.

Revise o processo de tempos em tempos

Todo processo se torna obsoleto em algum momento. Revisitá-lo de tempos em tempos contribui para identificar as tarefas que ontem eram consideradas urgentes e que hoje já não possuem a mesma importância e prioridade.

Tenha um planejamento

O planejamento, em qualquer situação, é fundamental para manter o foco e garantir que todas as etapas de um processo sejam cumpridas. Nele você deve incluir os recursos, materiais disponíveis, metas e, claro, as atividades necessárias para sua realização.

Manter o foco em uma atividade (seja ela secundária ou não) garante que ela seja executada rapidamente e com excelência. Além disso, o planejamento permite uma gestão mais estratégica e garante que as tarefas não sejam repetidas, aumentando a eficiência e a produtividade.

Ao receber novas demandas, avalie-as e tente encaixar no seu planejamento sem prejudicá-lo.

Estabeleça pequenos objetivos para finalizar durante o dia

Em um post-it, agenda ou ferramentas online, como Trello, crie uma lista de tarefas com as atividades que você deve realizar até o fim do dia, estabelecendo um tempo para cada uma delas. Além de ajudar a monitorar a sua produtividade de forma eficiente, essa lista impede que você esqueça de alguma ação já programada.

Anote, também, que tudo aquilo que tira o seu foco, como redes sociais, mensagens no celular, conversas com colegas de trabalho, entre outros. Isso servirá para guiá-lo em seu processo de melhoria contínua.

Aprenda a dizer não

Com frequência, aceitamos realizar algumas tarefas porque não conseguimos dizer “não”. A palavra, apesar de pequena, tem um impacto poderoso no seu dia a dia e pode ser a chave para aumentar a sua produtividade.

Ao priorizar tarefas, é importante levar em consideração os imprevistos e as ações que surgem durante o dia. No entanto, mais do que isso, é preciso aprender a dizer “não” para que a sua organização não vá por água abaixo.

Priorizar tarefas não é uma tarefa simples, mas é muito útil para aumentar a produtividade e eficiência no dia a dia. Afinal, é fácil se perder entre as atividades diárias, reuniões, ligações etc. Ao aplicar os elementos abordados acima, é possível não apenas organizar seu dia, mas também gerenciar o tempo, conquistando algumas horas para cuidar de si mesmo.

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1 comentário

  • Anônimo
    2018-12-21 11:52:32 Responder

    Excelente artigo!

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